Am verangenen Mittwoch, den 9.11.2022, führte Dr. Peter Fey als Vertreter der Cologne Group des PMI Germany Chapters durch eine Vortrags- und Diskussionsveranstaltung zum Thema Projektportfolio-Management (PPM). Den Vortrag hielt der langjährige und sehr erfahrene BDU-Berater Wilhelm Tomczak von der Alevion GmbH. Wichtig war ihm zu Beginn seiner Ausführungen eine Übersicht zu geben. Er berief sich dabei auf renommierte Quellen:
- Das Project Management Institute (PMI)® berichtet, dass 33 % der Projekte ihre Ziele oder Geschäftsabsichten nicht erreichen.
Die UMT360 Statistik, die auf Hunderten von PPM-Projekten basiert, zeigt, dass die schlechten Erfolgsquoten von Projekten Unternehmen bis zu 46 % des geplanten Geschäftswerts kosten. - Diese 46 % stehen im Einklang mit Untersuchungen von Gartner, wonach im Durchschnitt 40 % der Projekte nicht den geplanten Nutzen erbringen.
Was kann man tun, um die Strategie des Unternehmens mit der Umsetzung von Projekten so miteinander zu verknüpfen, dass mehr Projekte den „geplanten Nutzen erbringen“? Ein professionelles Management des Projektportfolios ist hier die Lösung. Was ist darunter laut Wilhelm Tomczak zu verstehen? Er führt aus: Es ist der „formale Ansatz, der von Projektmanagern, Programmmanagern, Portfoliomanagern und PMOs verwendet wird, um auf der Grundlage zahlreicher Schlüsselmerkmale Projekte auszuwählen, zu priorisieren und einen Mehrwert daraus zu ziehen.“ Was tun, um diese Aufgabe zu bewältigen? Wilhelm Tomczak rät, ein Tool zu nutzen. Als Beispiel stellte Herr Tomczak den Thinking Portfolio® Service vor, der es Unternehmen ermöglichen soll, das Portfolio von Projekten, Applikationen, Services, Risiken und Ressourcen auf datenschutzsichere Weise durchzuführen. Die branchenunabhängige Lösung unterstützt, so das Unternehmen Thinking Portfolio auf ihrer Website, das Management und die Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene.
Für Unternehmen ist es aus Sicht der Klio-Berater zudem unabhängig vom genutzten Tool wichtig, dass
- ein Strategieprozess etabliert wurde, der zum Unternehmen passt
- alle Projekte, nicht nur ausgewählte Projekte, diskutiert und bewertet werden
- anstatt einzelne Teams usw. zu optimieren, an erster Stelle das ganze Unternehmen betrachtet wird
- das Verständnis für die Ziele des Unternehmens und die damit zusammenhängenden Abläufe und die Beziehungen zwischen Teams und Abteilungen ausgeprägt sein muss.
Projektportfolio-Management ist ein Thema, das in den nächsten Jahren durch die geopolitischen Herausforderungen (bspw. Beschaffung und Verteilung von Rohstoffen) immer (überlebens)wichtiger für Unternehmen wird. 40% Ausfall bei Projekten werden nicht mehr hingenommen werden können.